1 PRIMEROS PASOS HACIA UN MANEJO EFICAZ DEL TIEMPO:
+ Evaluar la práctica Laboral actual: Hay dos formas
1) por Aproximación
2) utilizar una plantilla de registro cronológico, más precisa, anotar todas y cada una de las acciones por 1 semana.
+ Planificar el trabajo y trabajar el plan, poner por escrito el plan para poder modificarlo y actualizarlo regularmente.
+ Al revizar el plan surgen modificaciones, información para elegir entre qué hacer, delegar, demorar o ignorar.
+ Fijar objetivos, cualquier vaguedad puede afectar negativamente el trabajo global de una persona.
+ Invertir tiempo para ahorrar tiempo, implementar acciones para mantenerse bien organizado, a veces «perder» tiempo es la mejor manera de recuperarlo más adelante.
+ Estar dispuesto a decir «no», hay que ser conscientes de nuestras propias tendencias cuando estas nos desvían de nuestras prioridades.
+ Ser o no ser perfecto, lograr la perfección lleva tiempo y, puede no ser estrictamente necesario. el punto de equilibrio se encuentra entre la calidad, los costos y el tiempo y solo se alcanza haciéndolo de un modo consciente.
2 ORGANIZARSE, Y MANTENERSE ORGANIZADO.
+ La organización y la administración del tiempo son paralelas, la mala organización es insidiosa: todo lleva un poco más del tiempo que debería, acumulación, día a día, lo que inevitablemente acaba reduciendo la productividad.
+ ¿Cómo se organiza uno, y se mantiene organizado? la clave es tener un plan.
+ Trabaje el plan, supone más que simplemente elaborar una lista de tareas por hacer.
+ Un posible sistema sería el siguiente:
a) Lista de actividades.
b) Calcular el tiempo para concretar cada item, lo más preciso posible.
c) Reservar margen para contingencias.
d) Decidir prioridades.
+ Controle el plan: revíselo integramente por lo menos una vez al día, convertirlo en una rutina.
+ Agrupe sus tareas, que no se convierta en inmanejable, llamar, archivar, escribir, citas, etc.
+ Utilice su agenda de modo eficaz. Un sistema claro es imprescindible. evitar siglas, abreviaciones o claves que sólo entienda una persona.
+ Ordene sus compromisos cuidadosamente, reservar tiempo suficiente para cada compromiso sin extenderse.
+ Despeje su escritrio, ser ordenado da resultados. que cualquiera pueda ubicar todo rápidamente.
+ Evite desordenar su plan, seguir con las prioridades. si se tiene confianza en el plan y evita desviarse de él por el motivo que sea, el resultado será satisfactorio.
+ Insista en la calidad, la calidad ahorra tiempo y dinero hágalo bien y le llevará menos tiempo.
+ Una buena secretaria es una inestimable ayuda, pero no sirve de nada si no existe comunicación con ella, necesita conocer su método de trabajo, revisar y organizar la agenda juntos.
+ Utilizar listas de control. Las tareas rutinarias no siempre son predecibles, dedicar un tiempo a poner por escrito todos los pasos, no pasar por alto ningún detalle por minúsculo que sea.
+ Tomese un descanso, un descanso cada cierto tiempo no se contradice con la productividad. Después de un descanso la mente vuelve a percibir de forma nítida lo que se había enmarañado.
3 COMBATIR LO QUE LE HACE PERDER EL TIEMPO
+ ¿QUÉ ES LO QUE LE HACE PERDER TIEMPO?, sin duda alguna somos nosotros mismos. Postergar lo que parece dificultoso no lo hace más fácil, concentrarse demasiado en nuestras tareas favoritas.
+¿Cómo manejar las interrupciones personales?, No se puede eliminar a los demás, pero se puede intentar controlar sus peticiones instantáneas.
+¿ Cómo minimizarlas? Hay cinco resapuestas
1 NEGARSE A ELLAS, simplemente decir No.
2 POSPONERLAS, ofrezca fijar otro momento para conversar.
3 MINIMIZARLAS marcar un límite de tiempo.
4 EVITARLAS crear un sistema que le provea de un tiempo totalmente libre de interrupciones.
5 ESTAR EN OTRA PARTE
+LAS LLAMADAS TELEFONICAS, instrucciones claras a su secretaria le harán fácil determinar con quienes estará dispuesto a hacer una pausa, a quien llamará más tarde y qué llamadas ignorar por completo.
+CORREO ELECTRÓNICO, si se dedica a controlar cada 5 minutos su correo, las ventajas de este recurso se evaporan rápidamente.
4 PRIMERO LO PRIMERO
+ La administración del tiempo apela al uso de métodos que incrementen la cantidad del tiempo real y efectivo del que se dispone.
+ Las prioridades cobran una importancia fundamental.
+ Ley de pareto, antes de decidir cuales son sus prioridades, tiene que saber qué importancia es la que tienen. (conocida como la regla 80/20, causa y efecto).
+ Haga de lo accesorio una prioridad ocasionalmente, reconocer las pequeñas tareas accesorias, reconocerlas y decidir cómo manejarlas.
+ Elimine lo innecesario ¿hay cosas que puede dejar de hacer sin afectar negativamente los resultados?.
CONCLUSIÓN
+ Una correcta administración del tiempo es saludable para todos.
+ Cuando se desarrollan buenos hábitos, técnicas, trucos y (lo más importante), actitudes adecuadas, los resultados hablan por sí solos.
Espero que estos puntos que nos hace mención el autor, sean de mucha utilidad para optimizar Tu Tiempo y lo disfrutes Plenamente.
ERIC ROJAS